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lunes, 6 de julio de 2015

Tip Para Gestionar los Costos del Proyecto: Análisis Monte Carlo

Ante el reto de crear el presupuesto de un proyecto una de las herramientas disponibles en el arsenal de cualquier Director de Proyecto, emprendedor o Gerente es el análisis de Montecarlo.

Creo que a todos nos ha pasado. La presión por cumplir las metas de ventas puede ser muy fuerte, nadie lo puede negar. Sin embargo, existen oportunidades de negocio que a veces es mejor dejar pasar y la sabiduría de la retrospectiva suele ser poco consuelo así que naturalmente surge la pregunta sobre cómo podemos conocer de antemano si un proyecto nos conviene o no?

Afortunadamente existe el análisis de Monte Carlo, el cual deriva su nombre de la famosa ciudad donde se encuentran algunos de los casinos más famosos del mundo. Casino? Pues tiene toda la lógica del mundo, puesto que si partimos del supuesto que enviar una propuesta de servicios para empezar un proyecto puede ser razonablemente comparado desde el punto de vista estadístico a jugar la ruleta Rusa puesto que hay una cantidad de variables que no conocemos con exactitud y más aún, son difíciles de cuantificar en un modelo como por ejemplo la disponibilidad oportuna de los recursos del cliente (por que es iluso pensar que ellos no tienen nada más que hacer que esperar a que uno los llame) o alguna de las mil cosas que todos los que hemos trabajado en proyectos sabemos que pueden desviarse del plan.

La belleza del modelo de Monte Carlo es que a partir de un modelo matemático con unas pocas variables (duración de la ejecución del proyecto, , podemos lograr simular decenas, cientos e incluso miles de escenarios del proyecto con su respectiva rentabilidad (ROI) y probabilidad de ocurrencia para obtener información valiosa con la cual se puede tomar una decisión informada sobre las consecuencias financieras y sus respectivos riesgos de emprender el proyecto por medio del análisis de los escenarios obtenidos mediante el análisis.

Para efectos de brevedad pretendemos lograr un análisis partiendo de una simplificación mediante los siguientes supuestos:

El proyecto se realiza bajo la modalidad de Costo Fijo Global o de Solución Llave en Mano donde precisamente el riesgo financiero de la ejecución está a cargo del contratista o proveedor de los servicios. De lo contrario al usar otro esquema más flexible como por ejemplo hora y materiales el riesgo financiero y de posiblemente exceder el presupuesto lo estaría asumiendo el comprador de los servicios.

El proyecto tiene una duración relativamente corta. Un modelo simplificado probablemente no tiene en cuenta el valor en tiempo del dinero, por lo tanto simplificamos asumiendo tasas de interés bajas o iguales a cero durante periodos de tiempo cortos, por lo general menos de un año. Si sus fuentes de financiación tiene un costo significativamente más alto, entonces probablemente tiene que reestructurar el costo de capital. Deje de usar la tarjeta de crédito para financiar su operación y de ser absolutamente necesario busque líneas de crédito para su negocio.

Los costos del proyecto son uniformes durante el periodo de tiempo. Esto es supuesto que en mi experiencia en proyectos de servicios de consultoría es perfectamente válido. Los principales costos en un proyecto de servicios suelen ser la nómina y está tiende a tener un costo fijo durante la ejecución del proyecto, incluso si los miembros del equipo del proyecto no están asignados con una dedicación de tiempo completa.

Armados con este conocimiento y conscientes de sus limitaciones el siguiente paso es crear un presupuesto mensual o periódico donde se totaliza el costo mensual. Obviamente costos directos como salarios hacen parte del presupuesto del proyecto. Lo que para algunos puede no ser tan obvio es incluir los costos indirectos (arriendos de inmuebles, servicios públicos, papelería, etc...). Dependiendo de la cantidad de clientes o centros de costo en una empresa de servicios los costos indirectos usualmente pueden variar entre un rango de 15% a 35% de los costos totales de un proyecto así que aún en la parte inferior del rango puede ser una parte significante de la tan elusiva rentabilidad.

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